Leads & CRM

O funil de contatos: quem procurou a imobiliária, em que pé está a conversa e o que ficou combinado com cada um.

A tela tem duas visões, no par de botões à direita dos filtros:

• Lista — a tabela, 30 por página, boa pra procurar e exportar.

• Quadro — o kanban, uma coluna por etapa, bom pra enxergar o funil inteiro.

As etapas são Novo, Em contato, Visita, Proposta, Fechado e Perdido. No alto ficam as contagens de cada uma.

O corretor vê só os leads dele. Lead sem corretor responsável — inclusive o que cai pelo site sem dono — aparece apenas para administrador e gerente, que veem o funil inteiro.

De onde vêm os leads

A maioria chega sozinha:

• Do seu site — o formulário da ficha do imóvel e o botão de WhatsApp. Vem com o imóvel que a pessoa estava vendo e a página em que ela estava.

• Dos portais — quando a integração está ligada, o contato feito no anúncio do portal cai aqui, com o portal como origem.

• À mão — o botão de cadastrar, para o contato que chegou por telefone, na porta ou por indicação.

No cadastro à mão, só nome e origem são obrigatórios; telefone e e-mail entram se você tiver. A lista de origens tem 16 opções (site, Google Ads, Meta Ads, os portais, redes sociais, WhatsApp e indicação), e um lead importado de outra plataforma mantém a origem que veio com ele.

Quando o link que trouxe a pessoa vinha marcado com campanha, o lead mostra qual foi — é leitura, não campo de cadastro.

Dentro do lead

Clicar no lead abre o cadastro dele, com quatro coisas além dos dados:

• Anotações — o registro da conversa. Ficam com data e autor.

• Retorno agendado (follow up) — data, hora e o que combinar. O card passa a mostrar "Hoje 14:30", "Amanhã" ou a data, e fica marcado como atrasado se passar. O mesmo retorno aparece na Visão Geral e no sino do painel. Concluir guarda o histórico em vez de apagar a linha.

• Imóveis de interesse — quantos quiser. O que veio do site já entra vinculado.

• O que ele procura — o perfil de busca, na aba ao lado dos interesses.

O perfil de busca e o cruzamento

O perfil — finalidade, tipo, faixa de preço, quartos, cidade, bairro e condomínio — é montado sozinho, a partir dos imóveis que a pessoa pediu para ver ou dos filtros que ela usou na busca do seu site. Você não preenche nada; confirma ou ajusta o que estiver diferente.

Confirmado por você, ele para de mudar sozinho — um interesse novo não apaga o que você apurou por telefone.

Logo abaixo aparecem os imóveis da carteira que mais combinam, do mais para o menos, com o motivo escrito em cada um ("mesmo condomínio", "quartos ok"). Entram só os disponíveis, aprovados, na cidade e finalidade certas e dentro do orçamento; o que a pessoa já viu fica de fora.

Dá para marcar os que interessam e mandar pro cliente — é o link de seleção, logo abaixo. O envio fica registrado nas anotações do lead, com a data e os códigos.

O link de seleção

Marcados os imóveis que interessam, o botão gera um link: uma página com a sua marca, o nome do cliente no topo e os imóveis em cartões. É isso que vai pro WhatsApp, no lugar de vários endereços colados na conversa.

Em cada imóvel da página o cliente toca em Gostei ou Não é isso, e a resposta volta pro painel:

• O que ele gostou entra nos imóveis de interesse do lead.

• O que ele descartou vira anotação — serve pra você não oferecer parecido de novo, mas não conta como interesse.

No fim da página fica o cartão de quem separou, com foto e CRECI, e um botão de WhatsApp que já abre a conversa citando os códigos que o cliente marcou.

Embaixo dos botões, no painel, ficam os links enviados pra aquele cliente: a data, quantos imóveis foram, quantas vezes ele abriu (ou "não abriu") e quantos ele marcou.

Cada envio gera um link novo, de propósito: o que você mandou semana passada continua mostrando o que foi oferecido naquele dia, mesmo que hoje você marque outros imóveis.

Precisa do site publicado — é ele que hospeda a página. Sem site no ar, o botão continua mandando a mensagem antiga, com o código de cada imóvel.

Mover no funil, filtrar e exportar

• Mover de etapa — no Quadro, arraste o card para a coluna nova. Na Lista, abra o lead e troque o status.

• Filtros — busca por nome, etapa, corretor, origem, retorno (pendente, de hoje, atrasado) e período.

• Exportar — sai o mesmo recorte que está na tela, com colunas extras opcionais: página de origem, campanha, mídia, data da visita, próximo retorno e observação. O teto é 5000 linhas por vez.

Atenção ao período: a tela abre mostrando os últimos 30 dias. Lead mais antigo que isso não some — está fora da janela. Para ver o histórico inteiro, troque o filtro de período para "Período" (a opção em branco, que é "tudo").

Dá para...?

• Mandar vários imóveis num link só? Sim, é o link de seleção — ver acima.

• Saber se o cliente abriu o que mandei? Sim. A lista de links enviados mostra quantas vezes cada um foi aberto, e diz "não abriu" quando ainda não foi.

• Mudar os imóveis de um link já enviado? Não, e é de propósito: o cliente tem aquele link guardado na conversa, e trocar o conteúdo faria os imóveis mudarem debaixo dele. Marque os novos e gere outro link.

• Cadastrar lead sem telefone e sem e-mail? Sim. Só nome e origem são obrigatórios.

• Ter o mesmo lead em dois corretores? Não. Cada lead tem um responsável; trocar passa o lead de mão — e ele some da tela de quem perdeu.

• Cadastrar duas vezes a mesma pessoa? Não. Ao cadastrar, o painel confere o WhatsApp (com ou sem o +55) e o e-mail na imobiliária inteira. Se o lead é seu ou sem dono, ele avisa e oferece abrir o cadastro que já existe. Se é de outro corretor, nada é criado, você não vê de quem é, e o caso vai para o administrador e os gerentes decidirem quem fica com o atendimento — na Visão Geral e no topo de Leads, com notificação no celular. Quem tentou recebe a resposta pelo celular, e a decisão fica anotada no lead.

• Cadastrar o mesmo proprietário duas vezes? Não. Pelo imóvel, se o WhatsApp já tem cadastro, o imóvel é ligado ao proprietário que já existe — não nasce outro. Pela tela de Proprietários, o cadastro avisa que já existe.

• Corretor vê os proprietários dos outros? Não. Ele vê os que cadastrou e os que têm imóvel dele. Se o João tem imóvel com dois corretores, cada um vê o João e, na ficha dele, só o próprio imóvel.

• Vincular mais de um imóvel ao mesmo lead? Sim, quantos quiser.

• Preencher o perfil de busca à mão? Sim, mas ele já vem deduzido. O que você salvar vira a versão final.

• Excluir um lead? Administrador e gerente, sim — e vai junto todo o histórico de anotações e retornos, sem desfazer. O corretor não exclui: para ele o botão nem aparece.

• Saber de qual anúncio ou campanha veio? Sim: campanha e mídia no cadastro, e página de origem, campanha e mídia na exportação.

• Ser avisado quando entra lead? Sim, por e-mail e por notificação no celular, se o painel estiver instalado como aplicativo. Vai para o administrador, os gerentes e o corretor dono do lead.

• Desfazer a conclusão de um retorno? O retorno concluído fica no histórico do lead; para retomar, agende um novo.

O que costuma dar errado

"Sumiram meus leads antigos." É o filtro de período, que começa em 30 dias. Troque para o período em branco e o funil inteiro volta.

"Entrou um lead pelo site e eu não vejo." Se você é corretor, o lead que chega sem dono é assunto de gestor até alguém atribuir — peça a um gestor para passar no seu nome.

"Cadastrei o lead e ele não aparece." Se apareceu o aviso "Contato já atendido por outro corretor", o cadastro não foi criado: a pessoa já é lead de alguém da equipe, e o gestor vai decidir. Se ele passar para você, o lead aparece na sua tela e você recebe a notificação.

"O botão não gera link, manda a mensagem com os códigos." O site da sua imobiliária não está publicado. Publique em Site → Publicação e o botão passa a gerar a página.

"Mandei o link e ele abriu vazio." Os imóveis da seleção saíram do ar depois do envio — indisponível, ou a chavinha "Ativo no site" desligada. A página mostra só o que ainda está publicado, então ela encolhe em vez de abrir ficha que não existe mais.

"Não recebi o aviso do lead." O e-mail vai para o administrador, os gerentes e o corretor dono. A notificação no celular exige o painel instalado como aplicativo e o alerta ligado em Central Administrativa → Alertas.

"O perfil do lead não atualiza mais." Ele foi confirmado por alguém — a partir daí a dedução para, de propósito. Edite o perfil na aba "O que ele procura".

"O lead veio sem o imóvel." Contato feito pelo botão de WhatsApp do site fora da ficha de um imóvel (na home, por exemplo) não tem imóvel para vincular. Nesse caso o perfil é deduzido dos filtros que a pessoa usou na busca.

"Excluí um lead sem querer." Não há como recuperar. É por isso que o corretor não tem esse botão.